Ecco come fare in modo che le vostre e-mail vengano lette in poche semplici mosse

Conosciamo tutti il panico che precede l’invio di un’e-mail importante. Alcune volte bisogna racchiudere un numero  incredibile di informazioni, domande e richieste in pochi caratteri e ci si ritrova a scervellarsi davanti ad un computer cercando di trovare la soluzione perfetta per scrivere un’e-mail comprensibile ma non esageratamente lunga e noiosa. Gli errori in cui si può incappare sono tanti, alcune volte capita anche a noi di ricevere email con errori di battitura persino nell’oggetto, una struttura non lineare e poco scorrevole, errori di battitura nel nome del destinatario e un linguaggio troppo informale che rischia di sembrare maleducato nei confronti del destinatario.

Nel mondo d’oggi, l’email sono il metodo di comunicazione più usato sul mondo del lavoro, Spesso comunichiamo coi nostri colleghi, clienti e potenziali datori di lavoro tramite email ad ogni ora del giorno, e questo significa che dobbiamo trovare un modo per massimizzare l’impatto delle email che stiamo inviando. Per aiutarvi in questo processo, abbiamo deciso di raccogliere qui una serie di consigli formulati da esperti del settore per aiutarvi a ricavare il massimo dalle vostre e-mail di lavoro.

Qual è il momento della giornata più adatto per inviare una mail? 

Inviare una mail di prima mattina aumenta le vostre chance di avere una risposta oppure finirete solo per ammassare l’ennesima mail alla pila di messaggi ricevuti durante la giornata? Dovreste tentare la sorte ed inviare un’email di venerdì pomeriggio, quando il vostro boss è di buon umore per l’arrivo del weekend, o questo finirà soltanto per farvi aspettare almeno tre giorni per ottenere una risposta?

A quanto pare, il momento migliore per mandare una mail è l’inizio della giornata di lavoro. Molte persone cominciano a rispondere alle mail dalla prima che compare nella loro casella di posta, quindi è consigliabile di inviare una mail nella fascia oraria tra le 7 e le 9 di mattina per ricevere una risposta quasi immediata.

E per quanto riguarda i momenti della giornata fuori dall’orario di lavoro? è consigliabile inviare una mail anche in tarda serata? Dipende molto dalla persona con cui avete a che fare. Inviare un’e-mail dopo l’orario di lavoro può essere percepito come un’imposizione sul tempo libero di una persona, oppure potrebbe dare loro l’idea che voi siete una di quelle persone che lavora 24 ore su 24, un’idea che può avere sia i suoi lati positivi che quelli negativi.

Come bisognerebbe cominciare e concludere una mail efficace? 

Alcune volte usare l’aggettivo “caro” può risultare troppo informale, esattamente come l’utilizzo di “ciao”. Se state scrivendo una mail ad una persona con cui state comunicando per la prima volta, potreste voler optare per qualcosa di più formale. Il modo in cui cominciate la vostra mail dovrebbe dipendere da caso a caso. Come regola generale, ricordatevi che il modo in cui scrivete al vostro collega preferito sulla chat di Facebook non è il modo in cui dovreste cominciare un’email, un contesto invece molto più formale.

In ogni caso, saluti come “Salve” e “Buongiorno” ricevono di solito più risposte di e-mail che cominciano in modo più formale. Allo stesso modo, concludere un’email con “Grazie” o “Grazie in anticipo” vi da un 36% in più di probabilità di ricevere una risposta, contrariamente al solito “cordiali saluti”.